Isikuandmete töötlemise põhimõtted Märjamaa Vallavalitsuses

Isikuandmete töötlemise eesmärk, ulatus ja viis

Märjamaa Vallavalitsus kui ametiasutus (edaspidi vallavalitsus) töötleb isikute andmeid kohaliku omavalitsuse ja tema asutusele pandud ülessannete täimiseks. Isikuandmete töötlemisel lähtub vallavalitsus ette antud seadusest ja nende alusel kehtivatest õigusaktidest.Isikuandmete töötlemisel lähtume isikuandmete kaitse seaduse ning Andmekaitse Inspektsiooni juhistega isikuandmete töötlemisele sätestatust.

Peamised isikuandmete töötlemisega seotud ülesanded

Isikuandmete töötlemise aluseks on üldjuhul isiku enda algatus (taotlus, avaldus, märgukiri, teabenõue jne–edaspidi nimetatud kiri) või isiku pöördumine vallavalitsuse või omavalitsusorganite poole. Isiku algatuse või osaluseta töötleb vallavalitsus isikuandmeid ainult siis, kui seadus seda ette näeb vastava õiguse avaliku ülesande täitmiseks.

Isikuandmeid (nimi, aadress, e-posti aadress, telefon, faksinumber) kasutatakse kirja saatjale vastamiseks, õigus- või haldusakti edastamiseks ning haldus- või väärteomenetluses täiendava teabe saamiseks. Lisaks kasutatakse isikuandmeid vajaliku informatsiooni taotlemisel kirja adressaadiga kontakti saamiseks. Asja menetlemiseks ning dokumendi kättetoimetamiseks kasutatakse aadressiandmeid, mida menetlusosaline on ise vallavalitsusele avaldanud või mis on kättesaadavad rahvastiku- või äriregistrist.

Isikuandmetega dokumente säilitatakse vastavalt vallavalitsuse dokumentide loetelus märgitud säilitustähtajale. Säilitustähtaja ületanud dokumendid hävitatakse. Statistikat ja asutuse tegevuse kokkuvõtteid avaldatakse umbisikuliselt, ilma isikunimede ja kontaktandmeteta.

Kuidas töötleme Teie isikuandmeid ja eraelulist teavet?

Vallavalitsus täidab avaliku võimu ülesandeid. Lähtudes isikuandmete kaitse seadusest töötleb vallavalitsus andmeid vaid selles ulatuses, mis on vajalik avalike ülesannete täitmiseks.

Avaliku teabe seaduse alusel on vallavalitsusel kohustus teatud osa dokumentidest ja teabest internetis avaldada või muul viisil igaühele kättesaadavaks teha. Oma tegevuse käigus kogub ja töötleb vallavalitsus isikuandmeid ja isikute eraelu puudutavat teabet.

Seadused on isikuandmete ja eraelu puudutava teabe menetlemiseks ja töötlemiseks näinud ette kitsendused. Vallavalitsuse töökorraldusega püüame teha kõik, et eraelu võimalikult vähe riivataks ning isikuadmeid, mis on avaliku teabe seaduses asutusesiseseks teabeks tunnistatud, ei satuks kolmandate isikute valdusse.

Isikuandmete kaitse seadusele näeb ette, et igaühel on õigus tutvuda tema kohta kogutud isikuandmetega ning teada saada, millises ulatuses ja mis eesmärgil on teda puudutavaid isikuandmeid töödeldud. Kui isiku andmed on muutunud või muul põhjusel ebatäpsed, siis on isikul õigus nõuda vastavate paranduste tegemist.

Juhul kui Teie arvates on vallavalitsus kogunud või kasutanud Teie andmeid ebaseaduslikult või ei väljasta isikule tema kohta käivaid andmeid, siis on Teil õigus pöörduda vastavasisulise kaebusega Andmekaitse Inspektsiooni või kohtu poole.

Alljärgnevalt on välja toodud, millisel eesmärgil ametisutus isikuandmeid ja eraelu puudutavat teavet töötleb ning kuidas vastavaid andmeid kaitstakse või avalikkusele kättesaadavaks tehakse.

 

Isikuandmete avalikkusele kättesaadavaks tegemine

Isikuandmed avalikustatakse ainult juhul, kui seadus seda ette näeb.

Eraisikute kirjad (nii asutusse saabunud kui ka asutusest välja saadetud) registreeritakse Märjamaa Vallavalitsuse elektroonilises dokumendiregistris. Dokumendiregistrile on kõikidel juurdepääs Märjamaa valla veebilehelt.

Lähtudes avaliku teabe seadusest (§ 12 lg 3) märgitakse dokumendiregistrisse kirja saatja ja saaja nimi, aadress ja muud kontaktandmed. Dokumendiregistri avalikus vaates on võimalik näha ainult isiku nime initsiaale (aadressile ja kontaktandmetele ligipääsu ei ole).

Kui saadate ametiasutusele kirja paberdokumendina, siis kirja dokumendiregistri avalikust vaatest kätte saada ei ole võimalik. Kui saadate kirja elektrooniliselt ning see ei sisalda isikuandmeid või teavet, mis annab aluse dokumendile juurdepääsupiirang kehtestada, on Teie elektronkiri avaliku teabe seaduse § 12 lõike 4¹ alusel dokumendiregistrist kõikidele kättesaadav.

Vastavalt kohaliku omavalitsuse korralduse seadusele (§23 lg 5, § 31 lg 1, § 51 lg-d 6 ja 7)  peavad Märjamaa Vallavolikogu ja Märjamaa Vallavalitsuse õigusaktid (otsused ja korraldused) ning omavalitsusorganite istungite ja organite moodustatud komisjonide koosolekute protokollid olema igaühele kättesaadavad. Õigusaktid ja protokollid tehakse kättesaadavaks dokumendiregistri kaudu. Õigusaktides ja protokollides ei avalikustata isikute nimesid, elukohti ning kontaktandmeid. Kui õigusakt sisaldab lisaks isiku nimele ja kontaktandmetele muud infot, mis seaduse alusel on mõeldud asutusesiseseks kasutamiseks, siis ei avalikustata õigusaktist vastava teabega osa (kohaliku omavalitsuse korralduse seadus § 31 lg 2 ja § 51 lg 8). Kui õigusakti või protokolli sisu on valdavalt asutusesiseks kasutamiseks mõeldud teave, siis õigusakti või protokolli ei avalikustata.

Õigusakt avalikustatakse koos isikuandmetega juhul, kui vastav kohustus tuleneb seadusest.

Haldusmenetluse seaduse" (§ 31) alusel on ametiasutusel õigus dokumendi resolutiivosa (dokumendi osa, millega kedagi kohustatakse midagi tegema) avaldada kas üleriiklikus või kohalikus ajalehes või internetipõhises väljaandes Ametlikud Teadaanded. Dokumendi resolutiivosa avalikustatakse, kui

   1) dokument on vaja kätte toimetada rohkem kui sajale isikule;
   2) puuduvad andmed menetlusosalise aadressi kohta või kui menetlusosaline ei ela teadaoleval aadressil ja tema tegelik viibimiskoht ei ole teada ning dokumenti ei ole muul viisil võimalik kätte toimetada;
   3) haldusakt on vaja avalikult teatavaks teha ja haldusakt ei kuulu avaldamisele Riigi Teatajas.

Internetipõhises väljaandes Ametlikud Teadaanded avalikustab ametiasutus isikuandmeid ka juhul, kui seda näeb ette eriseadus või selle alusel antud õigusakt.

Isiku otsese osaluseta ja seadusest tuleneva aluseta avaldatakse Märjamaa Nädalalehes juubilaride nimed, et õnnitleda  eakaid vallakodanikke. Samuti mälestatakse valla infolehes surnud vallakodanikke.

Isikud, kes ei soovi, et nende  ja nende lähedaste nimed infolehes avaldatakse, peavad oma soovist teada andma vallavalitsuse rahvastikuregistri spetsialistile või infolehe Märjamaa Nädalaleht toimetajale Reet Saarele.

Isikuandmete kolmandatele isikutele, sealhulgas teistele asutustele edastamine

Eraisikutele edastatud või eraisikutelt saadud dokumendid on valdavalt juurdepääsupiiranguga, kuna õigusaktidega sätestatud nõuetest lähtuvalt sisaldab isiku kiri selle saatja või saaja elukohaandmeid, telefoninumbrit, e-posti aadressi. Eelloetletud andmeid loetakse isiku eraelu puudutavaks teabeks ning see ei kuulu kolmandatele isikutele avalikustamisele (v.a kui isiku nime või kontaktandmeid on kasutatud juriidilise isiku või asutuse esindajana). Kirja muu märgitud teabe juurdepääsu piiramine sõltub dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused sätestab avaliku teabe seaduse § 35.

Hoolimata juurdepääsupiirangust väljastab vallavalitsus dokumendi asutusele või isikule, kellel on seaduse järgi õigus seda küsida (nt kohtueelne menetleja, kohus, järelevalveasutus jms). Kui vallavalitsusele saadetud kirjale vastamine on teise asutuse pädevuses, siis edastab vallavalitsus selle vastavale asutusele, informeerides sellest ka kirja saatjat.

Kui kirjaga, mis on vallavalitsusele saadetud või vallavalitsusest väljastatud, soovitakse tutvuda teabenõude korras (avaliku teabe seaduse 3. peatükk), analüüsib vallavalitsus teabenõude saamisel, kas taotletavat dokumenti saab muutmata kujul väljastada. Kui ei, siis tuleb seda töödelda nii, et juurdepääsupiiranguga teave ei satuks kolmandate isikute valdusesse. Igal juhul kaetakse väljastatavas dokumendis kirja saaja või saatja kontaktandmed (aadress, e-posti aadress, telefoninumber). Vallavalitsus avaldab isikuandmeid ainult asja menetlemiseks ning menetlusega seotud isikutele minimaalselt, s.o asja lahendamiseks hädavajalikus mahus.

Vastavalt isikuandmete kaitse ja avaliku teenistuse seadusele on vallavalitsuse, vallavolikogu ja nende moodustatud komisjonide liikmed ning vallavalitsuse teenistujad kohustatud hoidma salajas teiste inimeste perekonna- ja eraellu puudutavaid andmeid ja muud konfidentsiaalset informatsiooni. See kehtib ka siis, kui volitus ja teenistussuhted lõppevad. Kui omavalitsusorgan või komisjon ei vaja seisukoha andmiseks või otsustamiseks otseselt isikuandmeid, edastab vallavalitsus dokumendid organi liikmetele isikuandmeteta või muu konfidentsiaalse teabeta.

Menetlusosalistel on võimalik haldusmenetluse toimiku ja dokumentidega tutvuda vallavalitsuses ametiisikiu juuresolekul (haldusmenetluse seadus). tuginedes võimaldatakse haldusmenetluses menetlusosalistel toimiku ja dokumentidega tutvuda vallavalitsuses ametiisiku juuresolekul. Ametiisik peab tagama, et dokumentidega tutvumisel ei avaldata teiste menetlusosaliste eraelu puudutavaid andmeid.

Eriseadustest tulenevalt on vallavalitsusel teatud asjades kohtuvälise menetleja õigused. Väärteomenetlust reguleerib üksikasjalikult väärteomenetluse seadustik koos kriminaalmenetluse seadustikuga. Menetlusalune isik ja tema esindaja saavad materjalidega tutvuda menetlusseadustikes ettenähtud korras. Väärteoteate esitaja saab materjalidega tutvuda teabenõude esitamisega, arvestades kehtestatud juurdepääsupiiranguid. Väärteoteate esitaja andmed avaldab vallavalitsus teistele menetlusosalistele selles ulatuses, mis on menetlusseadustikes ette nähtud ning asja lahendamiseks vajalik. Väärteomenetluses ei tagata tunnistaja anonüümsust korruptsiooni vastase seaduse alusel korruptiivsest teost teatamisel ja lastekaitsega seotud ülesannete täitmisel.

Jõustunud väärteootsused registreeritakse ka karistusregistris. Ligipääs karistusregistrisse on piiratud, päringuid saab teha karistusregistri seaduse 3. peatükis sätestatud korras.

Õigus tutvuda enda andmetega

Igaühel on õigus küsida vallavalitsuselt tema kohta käivaid isikuandmeid ning teavet ja õigus tutvuda kõikide andmetega, mis on tema kohta kogutud. Seda õigust võib piirata üksnes seaduse alusel.

Isikuandemete kaitse seadus näeb ette, et igal isikul on õigus saada teada:

   1) milliseid isikuandmeid tema kohta vallavalitsuses kogutakse ja on kogutud;
   2) millisel eesmärgil ning millisele seadusele või muule õigusaktile tuginedes tema andmeid töödeldakse;
   3) millistele isikutele või asutustele on tema isikuandmeid edastatud.

Enda andmete töötlemise kohta on vallavalitsuselt võimalus saada informatsiooni või tutvuda andmetega, mida Teie kohta on kogutud, järgmiselt:

   1) pöörduda vallasekretäri või registrisekretäri poole (telefoni teel, leppida kokku vastuvõtt);
   2) esitada kirjalik taotlus (e-post marjamaa@marjamaa.ee)  või paberkandjal taotlus (Tehnika 11, 78304 Märjamaa alev, Märjamaa vald);
   3) taotleda teabenõude avaliku teabe seaduse korras Teie isikuandmetega dokumentide väljastamist;
   4) tutvuda Teie isikuandmetega dokumentide või registritega vallavalitsuses koha peal.

Surnud isiku andmeid on õigus taotleda pärijal, surnu abikaasal, surnu vanematel ja vanavanematel, lastel ja lastelastel ning õel või vennal.

Isikuandmete väljastamiseks peab andmete väljastaja olema veendunud, et tegemist on just selle isikuga, kellel on õigus vastavaid andmeid saada. Seetõttu on vajalik isikut tõendav dokument, et tõendada andmete taotlemise õigust. Kui telefoni teel tehtud päringu puhul ei ole ametnikul võimalik veenduda, et andmeid küsib õigustatud isik, on ametnikul õigus paluda, et taotlus esitatakse kirjalikult koos vajalike tõenditega.

Lähtuvalt isikuandmete kaitse seadusest väljastab vallavalitsus nõutavad isikuandmed või põhjendab andmete väljastamisest või teabe andmisest keeldumist taotluse saamise päevale järgneva viie tööpäeva jooksul. Olenevalt taotletavatest andmetest võib eriseadus isikuandmete kohta teabe ja isikuandmete väljastamise korra suhtes näha ette erandi.

Teabenõude korras väljastatakse taotlejale tema isikuandmetega seotud dokumentide koopiad või väljatrükid või juhendatakse isik avalikustatud teabe juurde. Teabenõue täidetakse viivituseta, kuid mitte hiljem kui viie tööpäeva jooksul nõuetekohaselt esitatud teabenõude registreerimisele järgnevast tööpäevast. Kui teabenõuet on vaja täpsustada või kui teabe väljaselgitamine on aeganõudev, võib vallavalitsus teabenõude täitmise tähtaega pikendada kuni 15 tööpäevani. Tähtaja pikendamisest koos põhjendustega teavitatakse teabenõude esitajat.

Vallavalitsus keeldub dokumentidega koha peal tutvumise võimaldamisest ja dokumentide või teabe väljastamisest juhul, kui see võib:

   1) kahjustada teiste isikute õigusi ja vabadusi, eraelu puutumatust või isikuandmete kaitset;
   2) takistada kuriteo tõkestamist või kurjategija tabamist või raskendada tõe väljaselgitamist kriminaalmenetluses;
   3) ohustada lapse põlvnemise saladuse kaitsmist.

Riiklikest registritest, mille andmeandja on vallavalitsus (Eesti rahvastikuregister, pereregister, sotsiaalteenuste- ja toetuste andmeregister; majandustegevuse register, riiklik ehitisregister, riigi maakataster, kinnistusraamat, Eesti Hariduse Infosüsteem, Haigekassa, kohustusliku kogumispensioni register, e-toimiku infosüsteem) saab enda kohta käivaid andmeid kontrollida ka riigiportaali www.eesti.ee e-teenuse (rubriik Kodanikule) kaudu.

Igal isikul on õigus nõuda enda või oma esindatava (eestkostetava) valede isikuandmete parandamist. Selleks tuleb kas suuliselt või kirjalikult teha vastav tähelepanek vallavalitsusele. Asjakohase teabe võib edastada kas asja menetlevale või menetlenud ametnikule või vallavalitsuse üldkontaktidele (tel 4898851, e-post marjamaa@marjamaa.ee  või post Tehnika 11, 78304 Märjamaa alev, Märjamaa vald). Paranduste tegemiseks võib vallavalitsus nõuda täiendavaid tõendeid.

Kui isikuandmete töötlemise nõue ei tulene seadusest, peab vallavalitsus isikuandmete töötlemiseks saama Teilt vabal tahtel kirjaliku nõusoleku (vt isikuandmete kaitse seaduse § 12). Selleks on vaja erinevatele preemiatele või konkurssidele esitamiseks ning valla veebilehel või valla ajalehes isikuga seotud andmete edastamiseks või avalikustamiseks isiku nõusolekut.

Kui vallavalitsusel ei ole Teie isikuandmete kasutamiseks enam (nt andmete säilitamise tähtaeg on lõppenud) seaduslikku alust, kuid Te leiate, et andmete töötlemist jätkatakse, võite nõuda andmete kasutamise lõpetamist või andmete kustutamist

 

Peamised isikuandmete töötlemisega seotud ülesanded:

   1) kantakse isiku elukohaandmed Eesti rahvastikuregistrisse, kogutakse ja säilitatakse andmeid, kui need on seadusega kooskõlas (rahvastikuregistriseadus, perekonnaseisutoimingute seadus);
   2) osutatakse sotsiaalhoolekannet, sotsiaalabi ja -teenuseid, kindlutatakse rahvatervis. selleks kogutakse ja säilitatakse isikuandmeid, sotsiaalteenused- ja toetused kantakse andmeregistrisse, neid kontollitakse ja väljastatakse seaduse alusel (sotsiaalhoolekande ja tervisehoiukorraldusega seotud seadused); 
   3) kogutakse, säilitatakse, edastatkse ja väljastatakse (seaduse alusel) vajalikud isikuandmed piiratdu teovõimega isikute eestkoste ja õiguste kaitseks (perekonnaseadus);
   4) kogutakse ja säilitatakse isikute andmeid, andmed sisestatakse Eesti Hariduse Infosüsteemi (EHIS) nign seaduse alusel saadakse ja väljastatakse neid andmeid (Eesti Vabariigi haridusseadus, koolieelse lasteasutuse seadus, põhikooli- ja gümnaasiumiseadus, huvikooli seadus, nende alusel antud õigusaktid);   
   5) majandustegevusega seotud lubade väljastamiseks või kooskõlastuseks kogutakse, säilitatakse ning väljastatakse isikuandmeid (ühistranspordiseadus, reklaamiseadus, kaevetööde eeskiri);
   6) planeerigutega seotud isikuandmeid, ehitiste ehitamise ja kasutamisega seotuid isikuandmeid kogutakse ja kantakse need ehitsregistrisse isikuandmeid säilitatakse, neid kontorllitakse ning seaduse alusel edastatakse ja väljastatakse (planeerimisseadus, ehitusseadus);
  7) maaüksuse kasutamise ja maksustamisega seotud isikuandmeid kogutakse ja säilitatakse, seaduste ja nende alusel andtud õigusaktidest lähtuvalt edastatakse andmed maakatastrisse ja kinnistusraamatusse. Vastavatest registritest saadakse isikuandmeid, mis edastatakse Maksu ja Tooliametile amamaksu määramiseks (maamaksuseadus, maakatastriseadus,, maakorraldusseadus, kinnistusraamatu seadus); 
    8) maa- ja omandireformi reguleerivatest õigusaktidest lähtuvalt kogutakse, säilitatakse ja seaduse alusel edastatakse isikuandmed;
   9) jäätmeseadusest tulenevate ülesannete täitmisega seotud isikuandmeid kogutakse ja säilitatakse, jäätmevaldaja andmed kantakse registrisse, alusandmeid kogutakse, säilitatakse ja kontollitakse ning seaduse alusel edastatakse ja väljastatakse (jäätmeseadus);
   10) maetute, hauaplatsi hooldamise ja kasutamisega seotud isikute andmeid kogutakse ja säilitatakse. Andmed kantakse Märjamaa valla kalmisturegisrisse; seaduse alusel väljastatakse (klamuseadus);
   11) loomaomanike andmeid kogutakse, kantakse andmekogusse, kus neid säilitatakse ja seaduse alusel edastatakse, et pidada arvestust keora ja vajaduse korral teiste lemmikloomade üle (loomatauditõrje seadus);
   12) isikute, kes on Märjamaa vallaga lepingulistes suhtes andmeid kogutakse, säilitatakse ning väljastatakse ja edastatakse seaduse alusel (võlaõigusseadus, raamatupidamise seadus);
   13) eriseadustega kohaliku omavalitsuse pädevusse antud kohtuvälise menetleja ülesannete täitmiseks väärteomenetluses kogutakse ja säilitatakse isikuandmeid. Väärteomenetluses e‑toimiku menetluse infosüsteemi sisestatakse andmed ning neid väljastatakse seaduste alusel;
   14) kandideerivate isikute ja valijate andmed kogutakse ja säilitatakse, väljastatakse seaduse alusel (riigikogu valimise seadus, kohaliku omavalitsuse volikogu valimise seadus, Euroopa Parlamendi valimise seadus, rahvahääletuse seadus);
   15) isikute, kes on Märjamaa vallaga töö- või teenistussuhtes vajalikke isikuandmeid kogutakse, säilitatakse ja väljastatakse seaduse alusel. Andmed edastatakse Haigekassale ja kohustusliku kogumispensioni registrisse (töölepingu seadus, avaliku teenistuse seadus, töötervishoiu ja tööohutuse seadus, raamatupidamise seadus, korruptsioonivastane seadus);
   16) isikute, kes on oma tegevusega seotud Rapla valla majandus- ja finantstegevusega andmeid kogutakse, säilitatakse ja väljastatkse seaduse alusel (Korruptsioonivastane seadus, raamatupidamise seadus, kohaliku omavalitsuse üksusse finantsjuhtimise seadus); 
   17) asutusele saadetud avalduste, teabenõuete, märgukirjade, selgitustaotluste saatjate andmeid kogutakse, kantakse dokumendiregistrisse, säilitatakse ja väljastatakse seaduse alusel (avaliku teabe seaduse märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise ning kollektiivse pöördumise esitamise seadus, asjaajamiskorra ühtsed alused);
   18) Märjamaa valla territooriumil viibiva välismaalase õigusliku staatuse andmeid kontrollitakse, kogutakse. Välismaalasest, kes viibib või töötab seadusliku aluseta Märjamaa vallas teatatakse Politsei- ja Piirivalveametit (välismaalase seadus §294);
   19) avalikesse kohtadesse paigutatud jälgimisseadmete kaudu salvestatakse, säilitatakse, ja väljastatakse seaduse alusel isikute kujutisi avaliku korra ja vara kaitseks;
   20) muudel juhtudel, kui isik pöördub omaalgatuslikult ametiasutuse või omavalitsusorganite poole.